Sector 2 Bucharest
Transformation d’un processus de calcul des bonus basé sur Excel en plateforme métier centralisée
Contexte
Notre client est un acteur majeur de l’industrie pharmaceutique présent dans plus de 150 pays. Sa filiale roumaine s’appuie sur une force de vente de plus de 150 collaborateurs répartis sur l’ensemble du territoire et organisés sur plusieurs niveaux hiérarchiques.
Dans l’industrie pharmaceutique, la performance commerciale ne peut pas être évaluée uniquement sur la base d’une vente directe. Les équipes terrain interviennent principalement auprès des professionnels de santé, tandis que les ventes transitent par différents acteurs de la chaîne de distribution. Cette réalité impose des modèles de mesure de la performance plus élaborés que dans de nombreux autres secteurs.
Afin de gérer et calculer le bonus périodique de sa force de vente, l'entreprise s'appuyait sur un processus complexe reposant principalement sur des calculs Excel et de nombreux contrôles manuels.
Le défi
La rémunération variable des équipes commerciales constitue un processus stratégique. Les montants calculés ont un impact direct sur la rémunération des collaborateurs et nécessitent donc un niveau élevé de fiabilité, de transparence et de contrôle.
Avant la mise en place de la plateforme, les calculs étaient réalisés à l’aide de modèles Excel complexes. Afin de garantir l’exactitude des résultats, deux personnes effectuaient indépendamment l’ensemble des calculs avant de comparer leurs résultats.
Les écarts identifiés donnaient lieu à des analyses détaillées afin de déterminer l’origine des différences et de corriger les éventuelles erreurs. Ce processus pouvait nécessiter plusieurs cycles de validation et mobiliser les équipes pendant plusieurs semaines avant d’aboutir à une version validée des résultats.
L’entreprise souhaitait donc sécuriser et industrialiser ce processus tout en conservant la capacité d’adapter régulièrement les règles métier aux évolutions de sa stratégie commerciale.
Les objectifs du projet
Le projet poursuivait plusieurs objectifs :
- Centraliser l’ensemble du processus de calcul du bonus périodique.
- Réduire les opérations manuelles et les risques d’erreur.
- Améliorer la traçabilité des calculs et des validations.
- Faciliter les contrôles avant validation des résultats.
- Automatiser la génération des documents destinés aux collaborateurs.
- Préparer les données nécessaires au processus de paiement.
- Permettre l’évolution régulière des règles métier sans remettre en cause l’ensemble du système.
La solution mise en œuvre
Nous avons développé une plateforme web centralisée permettant de gérer l’ensemble du cycle de calcul et de validation des bonus commerciaux.
La solution centralise notamment :
- La gestion des objectifs commerciaux.
- La définition des produits promus.
- Les indicateurs de performance utilisés dans les calculs.
- La structure hiérarchique de la force de vente.
- L’import et le traitement des données commerciales.
- Les calculs de bonus.
- Les contrôles et validations métier.
- La génération des relevés individuels.
- La préparation des données destinées au processus de paiement.
L’ensemble du processus est désormais exécuté au sein d’une plateforme unique offrant une source d’information centralisée et cohérente.
Une plateforme conçue pour évoluer
L’un des principaux défis du projet ne résidait pas uniquement dans l’automatisation des calculs, mais dans la capacité du système à accompagner l’évolution régulière des règles de bonus.
Les objectifs commerciaux, les produits promus et les indicateurs utilisés pour mesurer la performance évoluent au fil du temps afin de refléter la stratégie de l’entreprise.
La plateforme a donc été conçue pour intégrer ces évolutions tout en préservant la fiabilité des calculs et la continuité des opérations.
Aujourd’hui dans sa quatrième version, la solution continue d’accompagner les évolutions du modèle de bonus et constitue un outil stratégique pour les équipes métier.
Contrôle et validation
Bien que la plateforme automatise l’ensemble des calculs, les équipes métier conservent une maîtrise complète du processus grâce à des outils de contrôle, d’analyse et de validation intégrés.
Des vues consolidées permettent d’analyser les résultats de l’ensemble de la force de vente, de vérifier les indicateurs utilisés et d’identifier rapidement les éventuelles anomalies avant validation.
Cette approche garantit un haut niveau de confiance dans les résultats tout en réduisant considérablement les opérations manuelles qui étaient auparavant nécessaires.
Génération automatisée des relevés et préparation des paiements
Une fois les résultats validés, la plateforme génère automatiquement les relevés individuels destinés aux collaborateurs.
Chaque relevé présente de manière détaillée les objectifs, les indicateurs de performance, les résultats obtenus et le calcul du bonus correspondant.
Les documents sont ensuite distribués automatiquement par courrier électronique aux collaborateurs concernés.
La solution produit également les fichiers d’export nécessaires au processus de préparation des paiements, réduisant ainsi les manipulations manuelles et les risques d’erreur lors des étapes finales du processus.
Technologies utilisées
La plateforme repose sur une architecture web moderne basée sur Blazor Server et Microsoft SQL Server hébergé sur Microsoft Azure.
L’accès à l’application est sécurisé et réservé aux membres autorisés du groupe de gestion des bonus de l’entreprise. Les informations traitées par la plateforme concernent directement la rémunération variable des collaborateurs et nécessitent un niveau élevé de confidentialité, de sécurité et de traçabilité.
La solution s’intègre aux processus internes de l’entreprise pour l’import des données commerciales, la génération des relevés individuels et la préparation des données destinées au traitement des paiements.
Résultats
La mise en place de cette plateforme a permis de transformer un processus critique reposant historiquement sur des calculs Excel et des validations manuelles en une solution centralisée, fiable et évolutive.
Les principaux bénéfices obtenus sont :
- Centralisation complète du processus de calcul des bonus.
- Réduction significative des opérations manuelles.
- Amélioration de la traçabilité et de la transparence des calculs.
- Contrôles et validations facilités avant approbation des résultats.
- Génération automatisée des relevés individuels.
- Préparation simplifiée des données de paiement.
- Capacité d’adaptation aux évolutions des règles métier.
- Fiabilisation d’un processus impactant directement la rémunération de plus de 150 collaborateurs répartis sur l’ensemble du territoire.
Cette quatrième génération de la plateforme illustre la capacité d’une solution métier sur mesure à accompagner durablement les évolutions d’une organisation tout en sécurisant des processus à fort enjeu opérationnel et financier.
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